電子カルテのトラブル原因と対処法について

電子カルテを運用するにあたって、トラブルが発生した場合どうすればいいのか不安になる方もおられると思います。紙カルテと異なり、電子カルテはトラブルにより診療が止まってしまう可能性があります。このコラムでは、電子カルテに関連する代表的なトラブル事例を挙げ、万が一、電子カルテが利用できない状況になったとしても、落ち着いて対応できるよう事前の備えについてもご紹介します。

代表的なトラブル

電子カルテのトラブルは、「オンプレミス型」と「クラウド型」など、電子カルテのタイプによって、同様のトラブルであっても影響や対応が異なります。それぞれ考えられる影響と対応をご紹介します。

電子カルテサーバの障害（故障）

サーバで障害が発生した場合には、全端末で電子カルテが利用できなくなり、最悪の場合、休診にせざるを得ない状況となります。
復旧するまでは紙カルテを代用して診察をするしかありません。バックアップシステムがある場合は、そちらを利用することで過去カルテを閲覧することができます。

オンプレミス型：

院内にサーバが設置されているため、院内のサーバに対して対応が必要となります。電子カルテメーカーへ連絡し、原因の特定とバックアップ機への切り替えやサーバ交換などの対応を行うこととなります。メーカーが現地対応を必要とする場合、復旧までにより一層の時間を要します。

クラウド型：

院内にサーバ機器はなく、データセンターに設置しているサーバに対して対応を行いますので、院内で対応することはなく、復旧を待つのみとなります。常時サーバを監視しているため、障害の兆候を事前に掴んで対応にあたることができます。障害が発生した際には、常駐しているサーバ保守担当者が対応を行いますので、初動が早く、復旧にかかる時間の短縮が見込めます。

インターネット回線トラブル

オンプレミス型：

院内の電子カルテサーバへアクセスができれば電子カルテを利用することができますので、電子カルテは直接の影響は受けません。しかし、インターネットを利用したリモート保守や予約システム連携などを行っている場合には、そちらの利用ができなくなります。インターネットを介したサービスを利用している場合は、どのような回避策があるのか、該当システムメーカーへ事前に確認をしておきましょう。

クラウド型：

インターネットを経由して電子カルテを利用するため、通常利用している通信会社にて回線障害が発生した場合は、電子カルテを利用することができなくなります。この場合には、障害が発生した回線とは別の、バックアップ回線やモバイルルータ、スマートフォンのテザリングなどを利用することで、電子カルテの利用が可能となります。別回線の利用については、事前に電子カルテメーカーへ確認しておきましょう。

院内ネットワークトラブル

院内ネットワークでトラブルが発生した場合には、全端末もしくは一部の端末で電子カルテが利用できなくなります。中継機器となるルータやHUBの故障、LANケーブルの断線などがそのほとんどの原因です。院内のネットワーク機器が故障するとクライアント端末からサーバ機器にアクセスができず、カルテを利用できなくなります。この場合、サーバ障害の場合と異なり、利用できないのは一部の端末ということが多いです。ただし、全台に接続されている主要な機器の故障の場合は、全台利用できなくなります。
いざ院内ネットワークでトラブルが発生した場合には、利用できない端末から上位機器へと辿ってアクセスできない原因を追及します。この切り分け作業の早さが復旧への鍵となります。そのためは、現状のネットワーク経路や配線、機器の設置場所等について、院内で把握・共有しておくことが大切です。

クライアント端末故障

クライアント端末が故障した場合には、故障した端末の利用ができなくなります。

オンプレミス型：

クライアント端末は指定された専用端末である場合が多く、端末が故障した際は、電子カルテメーカーへ連絡して対応してもらう必要があります。

クラウド型：

一般的な端末を利用していることが多く、医療機関にて新たに端末を準備できれば、すぐに電子カルテの利用が可能となります。

停電

停電が発生した際、ノートパソコンであればバッテリーが残っている間は利用ができますが、デスクトップパソコンであれば電力の供給が止まると利用ができなくなります。ただし、ネットワーク機器も含めてあらゆる機器は電力を必要とします。停電が発した場合は、電子カルテの運用が難しくなります。

オンプレミス型：

院内のサーバ機器に関しては、UPS（無停電電源装置）を併設していることが多いです。これは停電による急な電源断を防ぎ、サーバ機器の故障を防ぐものです。ただし、その電源は短時間しか持たないため、すみやかにシャットダウンを行うようにしてください。この手順に関しても、事前に電子カルテメーカーへ確認しておきましょう。

クラウド型：

院内で停電が発生した場合でも、データセンターに設置しているサーバでトラブルが発生していない場合は、モバイルルータやテザリング等を利用してインターネットに接続できるノートパソコンがあれば、バッテリーが残っている間は電子カルテを利用することができます。
しかし、いずれにしろプリンター等は使用できなくなる為、紙伝票や白紙処方箋を準備しておくなどの備えをしておきましょう。

地震や水害等の災害

近年、各地で自然災害が頻発しています。地震や水害が発生して電子カルテ用の端末が破損、水没した場合に、電子カルテを利用できなくなります。そのため、データのバックアップの重要性や、BCP対策としてクラウドサービスが注目されています。

オンプレミス型：

院内サーバが破損、水没した際には内部のカルテデータが消失する可能性があります。リスクを減らすために、上階に設置するなど工夫しましょう。

クラウド型：

データはクラウドサーバに保管されていますので、院内の端末が水没してしまっても、クラウドサーバのデータが消失することはありません。インターネット回線と端末を用意することで電子カルテをすぐに利用することができます。

トラブルへの備え

万が一トラブルが発生した場合でも、慌てないように、平常時にできる備えをご紹介します。

紙伝票の用意

電子カルテが利用できなくなった場合、復旧するまで手書きのカルテを利用することとなります。紙運用となるため、白紙の2号用紙や処方箋をあらかじめ準備しておきましょう。

トラブル発生時の運用マニュアルの作成

電子カルテを導入するにあたり、運用管理規程を定め、実施していく必要があります。その際に、電子カルテが利用できないといった障害時の運用を想定したマニュアル作成をしておきましょう。

シミュレーションの実施

運用マニュアルを作成していても、現場の職員に運用が徹底されていないと、いざトラブルが発生した場合に落ち着いて対応ができません。そのため、トラブルが発生したと想定して定期的にシミュレーションを実施しておきましょう。

電子カルテメーカーへの確認

トラブルが発生した際に、どのような対応になるのか、バックアップ環境や過去カルテの参照環境の準備があるかなど確認しておきましょう。

院内サーバ機器の管理（オンプレミス型）

院内に電子カルテ用サーバ機器を設置するオンプレミス型の場合、サーバ機器の故障を防ぐため、十分な設置スペースと適切な管理が必要となります。熱がこもらないよう、埃がかぶらないよう、定期的な清掃やメンテナンスが必要となります。トラブルを起こさないよう、適切な管理を行いましょう。

バックアップ回線の準備（クラウド型）

インターネットを経由して電子カルテを利用するクラウド型の場合、インターネットへ接続できることが前提となります。普段利用している回線の障害の備え、バックアップ回線やモバイルルータ、スマートフォンのテザリング機能など、利用できるインターネットを準備しておきましょう。

利用機器の確認

各利用端末がどのような経路で電子カルテサーバへ接続しているのかを確認をしておくと、機器の故障があった際に迅速な対応が可能となります。ルータやHUB、利用端末の場所を確認し、どのようなLAN配線になっているのかを確認しておきましょう。 HUBやLANケーブルは電気屋やインターネットで安価に購入ができるので、機器故障に備えてストックしておくと安心です。

まとめ

電子カルテが普及し、問題なく利用できることが当たり前となった今、突然のトラブルが発生した場合には、混乱してしまう可能性が高いです。 トラブルが発生したとしても落ち着いて対応できるよう、日ごろから備えておくことが重要です。

「セコム・ユビキタス電子カルテ」「セコムOWEL」共に、サーバにて障害が発生した際には、ユーザ様へ障害発生のご案内を掲載するとともに、迅速な復旧に向けて対応にあたります。また、サーバへアクセスできない場合に備えて、参照環境をご用意しております。 導入・ご利用にあたってのご不安や、ご不明な点がございましたらお気軽にご相談下さい。