電子カルテ導入に関わる費用について解説！

初期費用は数十万～数千万と大きな幅がある

電子カルテにかかる初期費用は、医療機関の形態や規模、クラウドかオンプレか、部門システムの数、オプション機能の利用等によって大きく変動します。 端末代、ネットワーク環境やそれに関る機器等は含まれているケースと含まれていないケースがあります。

電子カルテを販売している企業に条件を明確にして見積もりを取るか、トライアルを利用して事前に操作感や実効性を確認するなどして、実際にかかる費用や使い心地を確認しましょう。
概算の費用提示を受ける場合は、見積りの範囲（含まれるもの・含まれないもの）を確認しましょう。

電子カルテは初期費用だけでなく、下記で紹介するようなさまざまなランニングコストも必要です。
一度お金をかければそれで使い続けられるというわけではありませんので、しっかり確認してから導入しましょう。

電子カルテを導入する際にかかる初期費用以外の6つの費用

電子カルテを導入するには、初期費用以外にもかかる費用があります。
ここでは、電子カルテ導入後にかかってくる費用について紹介していきます。

電子カルテを導入したはいいけど、思ったよりもコストがかかってしまったという事態にならないよう導入前にこれから紹介する項目を確認しましょう。

パソコン、プリンターなどのハードウェア費用

電子カルテを導入するためにはさまざまなハードウェアが必要です。
パソコン、プリンター、スキャナーなど、一式を買い揃えるとなるとそれなりの費用が必要になります。

電子カルテの中には、ハードウェアの機種を指定される場合と、医療機関での準備が許可される場合があります。
医療機関にて準備が可能な場合は、量販店や通信販売での購入もでき、経費を抑える事が出来ます。但し、必要とされるスペックに関しては電子カルテメーカーとの事前確認が必要です。スペック不足による動作不良が発生しないよう注意しましょう。

システムの更新にかかる費用

オンプレ型の電子カルテは５～７年毎にシステムの更新が発生します。
その間は毎月保守料を支払いシステムの維持が行われますが、大幅な機能のアップデートは行われません。
又、システム更新時には、新規導入時と同等の初期費用が再度発生します。
更新とはハードウェアを含めシステムを一新することとなります。

クラウド型の電子カルテでは、クラウド上で常にシステムの最新化が行われている為、５～７毎のシステム更新という考え方はありませんので、更新時の新たな初期費用も発生しません。
但し、月額費用は保守料だけではなく、利用料が別途かかります。
利用料とは各種メンテナンスや、新機能の開発、新しいOSや各ソフトのバージョンアップへの対応等、先々への対策も含まれた費用となります。

初期費用が高い安い、月額費用が高い安いだけではなく、システム更新あり・なしの場合での５～７年のバランスや、更新にかかる労力等も含め検討することをお勧めします。

周辺システムとの連携にかかる費用

医療機関には様々な部門システムや装置・機器が存在し、電子カルテと連携することにより利便性や作業効率がアップし患者サービスへの向上が図れます。

しかし、連携にあたり、連携する側（電子カルテ）・される側（各システム・装置）両方で費用が発生します。
電子カルテ導入時には、電子カルテの初期費用以外に連携費用が発生することも念頭に考える必要があります。

別の電子カルテにデータ移行するための費用

既に導入している電子カルテを、異なるメーカーの電子カルテに更新する場合、データ移行費用が発生します。

移行可能なデータの範囲に関しては電子カルテメーカーによって異なります。
移行の範囲、タイミング、手順、費用についても事前に確認することをお勧めします。

サポートやメンテナンスにかかる費用

サポートやメンテナンスにも費用はかかります。
サポートやメンテナンスについては、ソフトウェアとハードウェアを分けて考える必要があります。
ソフトウェアのサポートは電子カルテの月額保守料に含まれることが多く、電話・メール・WEB等での受付けが主な窓口となります。
ハードウェアに関しては保証期間を事前に確認する必要があります。
製造会社で定めたメーカー保証期間なのか、延長保証オプションを締結するのか、電子カルテメーカーが５年間保証を行うのか。
ハードウェアをリースやレンタルする場合もあります。
補償期間外の修理には別途費用が発生しますが、延長保証オプションにかかる費用対効果はどうなのか。全体的なバランスを考えて選択する必要があります。

定額制の場合のランニングコスト

小規模クリニック向けのクラウド型電子カルテの中には定額制のものもあります。
費用に含まれるサービス内容について、事前に確認しましょう。

電子カルテにかかる費用を事前にしっかりリサーチしよう

電子カルテにかかる費用を解説しました。
電子カルテの導入には初期費用とランニングコストが必要です。

導入する際には、更新費用やメンテナンス費用など、数年先のことを見越した費用についても確認してください。
電子カルテにかかる費用はメーカーや製品によって大きく異なります。
本当に必要な機能範囲はどこか、必要なオプションは何か、接続すべき部門システムや装置・機器は何かを見極め、適正な金額での導入ができるよう、慎重に選んでいきましょう。