電子カルテを入れ替える前に確認したいこと

電子カルテを入れ替えるためには

電子カルテの入れ替えを検討したことはありませんか？

電子カルテには、「サーバーなどの機器の保守期限切れ」、「製品そのものの保守期限切れ」などによる寿命があり、後継の電子カルテや他社の電子カルテに入れ替えることがあります。
そして、保証期間内であっても「使いづらい」、「ランニングコストが高い」という様々な理由で期限を待たずに替えることがあります。
しかし、入れ替えるといっても今お使いの電子カルテのデータをそのまま、新しい電子カルテで使えるようにすることは難しく、細心の注意が必要です。
今回は、現在お使いの電子カルテから新しい電子カルテに入れ替える際に知っておきたいポイントをご案内します。

電子カルテを入れ替える前に確認しておきたいこと

電子カルテの機能はメーカーにより様々です。
単に資料やデモを見聞きするだけではなく、次のポイントに注意しましょう。

ポイント１ 現在お使いの電子カルテの契約期間

現在お使いの電子カルテの契約がいつまでなのか、途中解約時の違約金発生有無などの確認が必要です。

ポイント２ 新しい電子カルテへデータ移行するための情報が抽出可能か

電子カルテは情報の保存形式が標準化できておらず、各システムが個別の保存形式をとっているため、そのまま簡単にデータを移行することはできません。また、一般的にデータの抽出や移行にも費用がかかります。
電子カルテや医事会計システムによっては、データの抽出ができないものも存在するので、新しい電子カルテを解約する時のことまで考えて確認が必要です。
また、必ずしもデータ移行が必要であるわけではなく、現在お使いの電子カルテをそのまま残し、必要に応じて新旧の電子カルテを使い分ける運用も可能です。

ポイント３ 本当に必要な機能が搭載されているか

デモを見ていると立派に感じたシステムも、実際に操作説明を受けていたり運用を開始すると想定していたものではなかったと気づくことがあります。
もちろん、システムが異なるため使い勝手も異なります。
操作が楽になる部分もありますし、逆に我慢しなければならないことも出てきますが、本当に必要な機能が備わっているのか、困っていたことが解決できるのか、事前の確認が必要です。

ポイント４ インターネットが使えるのかどうか

調べ物をしたい場合や、予約システムの確認をするときなど、インターネットの接続が必要となることがあります。
電子カルテを利用する端末でインターネットができるのか、禁止されているのか、それにより運用がどう変わってくるのかを把握しておいた方がいいでしょう。
保守回線としてインターネットの回線が必要となるものの、実際にはインターネットは利用できない場合もあります。

ポイント５ オプションの値段

見積の段階では費用が割安に感じても、勧められるがままにオプション契約してしまい、結果非常に高価になったということもあります。
どの機能が費用に含まれるのか、どのような費用が別途発生するのか確認をしましょう。

まとめ

電子カルテの入れ替えといっても簡単ではなく、入れ替えを行った際、従来の運用から新しい電子カルテに則した運用に変更しなければならない場合もあります。
電子カルテの入れ替えが完了して終わりなのではなく、運用に乗せるまでの調整が必要です。
そのため、新しい電子カルテの選定ポイントとして、サポート体制が整っていることや、要求にある程度応えることができるシステムなのかも重要な判断材料になります。

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